Notre série « Celebration Inspiration » consiste à vous apporter des conseils de premier ordre et des idées créatives pour tirer le meilleur parti des moments spéciaux de la vie.
Les fiançailles d’un bon ami promettent de bons moments pour toutes les personnes impliquées, y compris l’enterrement de vie de garçon classique et unique. Alors que la planification d’un mariage est un travail minutieux d’amour, l’organisation d’un enterrement de vie de garçon personnalisé et fluide est une entreprise sérieuse pour les amis les plus proches du marié.
En d’autres termes, l’époque où il fallait simplement réserver des chambres d’hôtel, aller dans quelques bars et appeler ça un week-end est révolue. « Les enterrements de vie de garçon d’aujourd’hui sont des processus beaucoup plus impliqués que par le passé », déclare Joe Volpe, fondateur et PDG de Cescaphe Event Group, une société d’organisation d’événements basée à Philadelphie. «Avec tant d’options de voyage et d’activités intéressantes, les possibilités sont infinies. Mais il faut une planification et une coordination de groupe solides pour que cela se produise.
Pour aider le meilleur homme et les garçons d’honneur à rester organisés, voici sept étapes importantes à considérer lors de la planification d’un enterrement de vie de garçon réussi.
Nommez une personne-ressource
Lorsqu’il est temps de transformer l’anticipation en action, quelqu’un dans le cercle social du marié doit intervenir en tant que personne de référence pour l’événement. Traditionnellement, c’était le meilleur homme – bien qu’il n’y ait rien de mal à ce qu’un autre membre de la noce prenne la tête. « Trouvez quelqu’un dans la fête de mariage qui est plus organisé, ou un garçon d’honneur qui travaille ou a des relations dans l’industrie hôtelière », explique Victoria Ayers, responsable des services clients chez Cescaphe. Un travail d’équipe peut également fonctionner, mais il est important de rester coordonné, car avoir trop de planificateurs peut perturber le processus.
Définir la liste des invités
Avec une personne-ressource nommée, il est temps de confirmer la liste des invités et d’établir un effectif. Victoria recommande de vérifier auprès du marié pour voir s’il souhaite inviter des amis qu’il ne pourrait pas inclure dans sa fête de mariage. Collectez non seulement des adresses e-mail et des numéros de téléphone, mais Venmo ou Pay Pal les noms d’utilisateur de tous les participants à l’avance ; une application est un bien meilleur moyen d’organiser des paiements de groupe que de collecter de l’argent et de diviser des chèques au milieu d’une atmosphère de fête.
Choisissez une date et une destination
« Essayez de laisser le marié préparer le terrain », dit Victoria. « Demandez ses préférences de rendez-vous et demandez-lui d’identifier quelques endroits significatifs pour lui. » Une fois que deux ou trois emplacements possibles ont été identifiés, elle recommande de mener le processus vers un site de sondage tiers gratuit. « Lorsque vous déterminez le consensus du groupe sur ces sujets, essayez d’utiliser un service d’enquête gratuit comme TypeForm pour envoyer un rapide sondage anonyme à tout le monde. Ensuite, soumettez les résultats du sondage au marié pour une décision finale, puis envoyez par e-mail une invitation de calendrier à toutes les personnes impliquées.
Trouver des hébergements
Bien qu’un hôtel de choix puisse proposer un bar de luxe, un restaurant étoilé au guide Michelin ou un club de danse haut de gamme, entasser tout le monde dans une seule pièce pour passer du temps pendant les temps morts n’est peut-être pas aussi amusant, dit Victoria. Pour ceux qui n’ont pas besoin d’être au cœur de l’action 24h/24 et 7j/7, un Airbnb ou Vrbo permet à chacun de partager confortablement le même espace et permet à la fête d’acheter ses propres produits d’épicerie et alcool. Avec un type d’hébergement choisi, la personne-ressource doit d’abord proposer des options au marié, puis au groupe.
Planifier un voyage
Si la destination de fête exige des voyages en avion, ne vous contentez pas de chercher et de réserver. Victoria suggère que la personne responsable surveille les vols en utilisant un service comme Trémie ou Vols Google, qui aident les voyageurs à déterminer le meilleur moment pour effectuer des réservations pour des tarifs optimaux et des transferts minimaux. Lorsque le prix des billets baisse, la personne-ressource doit immédiatement envoyer par SMS et par e-mail tous les détails au groupe et rester en contact tout au long de la journée jusqu’à ce que les billets aient été achetés.
Organiser des activités
« Selon l’emplacement de votre fête, pensez à réserver des excursions régionales, comme le golf, la pêche ou la navigation de plaisance », explique Victoria. “Peut-être aussi envisager de réserver une table dans un club ou de bons billets pour un événement sportif ou un concert.” Elle dit également que la personne-ressource devrait être sensible à toutes les préoccupations personnelles ou aux choix de style de vie des invités à la fête, et que la planification des repas devrait également tenir compte de ces facteurs. Quand il s’agit de manger dans les restaurants, ne vous contentez pas de vous présenter avec un groupe complet et attendez-vous à être assis – faites des réservations à l’avance.
Finaliser l’itinéraire
Une fois tous les détails finalisés, envoyez par SMS et par e-mail un bref itinéraire à tous les invités, y compris les réservations confirmées et les activités avec les horaires. Ensuite, divisez le coût total du voyage du marié en parts égales et envoyez des demandes de paiement à tous les invités, à moins qu’un mode de paiement antérieur pour couvrir le marié n’ait été convenu.
Avec tout cela accompli, il est maintenant temps de s’asseoir et de commencer à attendre avec impatience le week-end d’une vie.